5分ブログです。
メール処理をしていると快感である。
未読メールが無くなっていくと快感。この感覚わかるでしょうか。僕は仕事のToDo管理方法の1つとして、メールの未読と既読を活用しています。
メールが届く、読む、対応すべきことが完了する→既読にする。読んだとしても対応が完了してなければ未読のままにする。読むだけで済むメールはすぐ既読。何かやらねばならないことがある場合はそれが終わるまでずっと未読。つまり未読が多い＝やるべきことが多い、という状態です。メール処理をしてて未読が減っていくと安心するわけです。それが快感にもなるわけですね。
メール処理をしていると時間があっという間に過ぎます。未読が既読になることが仕事が前に進むことの証ゆえ、メール処理は優先度の高い仕事です。しかしメール処理は思った以上に時間がかかりますよね。仮に1通のメール対応に1分かかったとして、それが100通あったら100分です。200通あったら200分。1日の大半をメール処理で終わらせてしまうことも時々あります。
ここでちょっと考えたい。未読が既読になっただけで安心するのは落とし穴でもあります。作業は進んだのは間違いないですが、価値創造に繋がってるか？という視点も必要。
1日の業務時間中に1時間使える時間があったとして。ちょっとメール処理しようと思うと気が付いたら10分、20分が経過します。時間が溶けていくのです。
メール処理以外の仕事も重要なことをついつい忘れがちです。アイディアを出す、思考する、未来を考えるというのも大事な仕事。
企画を練る、考える、アイディアを出す、という仕事は成果が目に見えないものです。メール処理は分かりやすく成果が目に見えます。進捗を実感出来る。だからついついメール処理に時間を割きすぎてしまうことも多い。しかし「思考」に使う時間も重要です。
僕はついついメール処理を優先してしまいがちです。相手をお待たせしてはいけないという気持ちが働くからです。そのためついついアイディアを出すべき時間も使ってしまいがち。
0→1があって、その先にメール対応があるわけです。0→1のための時間は大事です。
作物で言うと収穫ばかりやってて種まきをしない状態は持続性が無いわけです。収穫はメール対応。種まきは思考の時間。
そのためにはどうしたら良いか。日々考えます。メールを溜めるのも良くない。悩ましい。
当たり前のような結論ですが、対策としては時間を区切ることでしょうか。
メールを処理する時間、アイディアを出す時間を明確に分けてそれぞれに集中して対応する。
時間を区切って仕事する。心がけですね。頑張ります。
