5分ブログです。
やることリストというのを作ってます。なんでも思いついたらメモをします。iPhone／Macの「メモ」を使っています。とにかくメモをします。細かいことも。「○○さんに■■を電話で伝える」、「○○の予算を決める」、「宅急便の受け取り日時を決める」などのやればすぐ解決すること。「○○プロジェクトを企画する」、「来年の■■の計画を立てる」のような達成するまでに凄く時間がかかるもの。
とにかく思いついたらなんでも書きます。忘れるからです。記憶し続けることは不可能なので、脳みそを外部にも持っておくような感覚でとにかく書きます。
それとメールです。メールは既読、未読を活用します。ToにしてもCCにしても来たメールについて、自分がやることが含まれていれば読んでも未読に戻します。読むだけで完了するものは読んだらそのまま既読に。書いてある内容について自分のやることが完了したら既読にします。それまでは永遠に未読のままです。
やればすぐ終わることはすぐに既読に出来ます。でもたくさんの課題が含まれているものはなかなか既読に出来ません。
未読の件数はメールの受信トレイに数字で表記されますね。つまり未読数＝やることの数、というわけです。
このあたりは多くの人がやっているタスク管理方法かと思います。
さて本題です。
未読件数が溜まったり、やることメモにたくさんの項目がある時。仕事に慣れてくると、それを達成するのにどれくらいの時間がかかるかが分かるようになりますね。ある一定量までは未来予測が出来るのですが、それを超えると「なにからやって良いか分からない」という状態になり、思考停止になり、「時間が出来たときにやろう」モードになります。でも時間は出来ないことがほとんどなので、残り続けてしまう。
部屋の片付けと一緒で、ちょっと散らかっているくらいならすぐ片付けられますが、大量に散らかっていると、何からやって良いか分からない、もう諦めたい、という気持ちになります。それを解決するにはコツコツ片付けるしかないわけです。仕事のタスクも一緒かなぁと思います。
何からやってよいか分からないモードの原因は「優先順位を付けるという思考時間も億劫になる」ということかなと思います。「なにからやるか」を考えるにもカロリーや時間がかかります。これが思考停止になる原因かなと思うのです。
なので、大量に抱えてしまったら、優先順位はいったん置いといて目に付いたコトからやっていく、というのが良いと思います。優先順位的に低いものから手を出してしまうこともあるかもですが、それでも思考停止で立ち止まるよりは良い。とにかく1つ1つ片付けていくと、床も見えないくらい散らかっていた部屋の全貌がちょっとずつ見えて来ます。そうなると優先順位を付けられるようになります。
優先順位を付ける、というのは大事なのですが、優先順位を付けるための思考にカロリーをかけ過ぎると、思考停止になりがち。大量に抱えてしまったらとにかく山をちょっとずつ切り崩していく。部屋の床が見えるくらいまではまずは優先順位は付けずに片付けていく。これがコツかなと思っております。
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“To Doに優先順位を付けない方が良い場合” への1件のコメント
斎藤さん、おはようございます。
やることをすぐにメモにしたりメールを未読にして残す、仕事のやり方の１つでいいですね！
僕もメモやタスク登録を多くするタイプです。同じく、忘れやすいからです。さっき覚えていたのに、いざパソコンに向かった時には忘れているなんてこともあってしまうんですよね。。
積みあがったタスクに優先順位をつけるのは、期日の近いものに限定してしまっていいのではと思います。多くの場合はちょっとした雑務だったりバッファを持っているかと思いますので、順番にこなすしかないですよね。その場合にはなるべく古いものから手を付けないと放置のようになってしまうので、できるときにコツコツと。取り掛かる前に一旦途方にくれて気持ちの切替タイムを作ってしまうのも、気合が入っていいのではないかなと思います。笑