5分ブログです。
リモート会議とリアル会議の話です。
とある会議がありました。それまでリモートでやっていたんですが、なんとなく進みが悪い印象でした。進んで居るのだけど、合意形成が出来ているのかが良くわからないのです。
先日会って会議をしてみました。そうしたらもの凄く進捗した気分になりました。お互いが何に納得して、何に納得できていないかが分かったのです。それによって次にやるべきアクションは何かが良く分かりました。
その会議はとあることについての意見交換をする場です。単なる報告会ではなく。マスクをしているので目元しか見えませんが、それでもお互いの気持ちは分かります。ああこの人は納得していないなぁ、、あの人は今腑に落ちたんだなぁ、、などなど。分かります。人間というのは凄い能力を持っています。一緒に居ると相手の気持ちを理解するのです。
リモート会議はダメだ、リアル会議最高！という極端な話をしたいのではなくて、やはり意見交換をする時はリアルが良いということ。移動時間というコストを割いてでも実施する価値があるのです。移動にコストを割け、ということだと思います。
さてリモート会議。相手の気持ちが分からないことが多いわけですが、それでも分かりやすくするコツはありそうです。それを考えてみます。
リモート会議って不安です。なぜか。まず設定。例えばzoom。自分が見ている画面状態が必ずしも他の参加者と同じとは限らないです。例えば僕が全員の顔が常時見える「ギャラリービュー」にすることが多いです。これは全員の顔が等分に画面上に表示されます。それに対して「スピーカービュー」というのがあります。これは会話している人の顔がアップになり、それ以外の人は小さな画面となり、人数によっては全員の顔が表示されません。スピーカービューだと話している人に対して他の人がどう反応しているかが良く分からないのです。さらにスマホやタブレットで参加している人はまた違う画面表示になっています。多くの場合はスピーカービューで、かつ、話している人しか画面に表示されていないと思います。
つまり全員が同じ視聴環境に無い。これがまず大きい。意見交換の場合は、その場に居る人たちの合意形成が重要になることが多いので、参加者全員の気持ちを汲み取る必要があります。リモート会議だとそれが困難。会議スタート時にビューの設定を全員同じにするところから始めたりすればまだ解消されるかもしれない。でもスマホで参加している人がいたら物理的に無理となる。困難。
もう1つ。これは僕も日々心がけているけど完全には出来てないと自覚しつつ書くのですが、、聞き手に回っているときのリアクションをきちんと取る、ということです。頷くでも良いし、微笑むでも良い、出来ればリアルの時以上に大きなリアクションにした方が良い。相手がリアクションしている自分を見ているとは限りませんが、もし見ていたら、話し手はとても安心するのです。それによって話しやすい場になります。リアクションを常時取るのも結構疲れますが、そこは頑張る。（報告会系の会議の時はリアクションは不要なことも多いので使い分ける。）
話し手のコツ。何か意見を求める時に、誰に対して答えを求めるのかを明確にして話す。いまの質問は誰に対して発せられたのかが分からず沈黙の時間が流れることってありますよね。あれをなるべく解消していきたい。でも話し手からすると、その質問の答えを持っている人が誰だか分からない場合も多い。リアルの場合は、目線のやりとりなどで話し手と答え手がマッチング出来るんですが、リモートだと目線を合わせることは不可能なのでマッチングが難しい。
そうマッチング。話し手と答え手のマッチングがリモート会議では非常に困難なのです。話し手は常に「この質問は誰が答えてくれるんだろう」という不安が。聞き手は「今の質問は自分が答えるべきなのか、いや、立場を考えると一緒に参加している○○さんに答えてもらうのが礼儀では。。いや、しかし自分がまずは答えるべきか。。」という葛藤。リアルだと目線のやりとりも出来るし、相手の具合を見て○○さんどうですか？と振りやすいので、この不安や葛藤は少ないです。リモートだと全部の会話にこの不安と葛藤が付与されるので、とても疲れます。
リモート会議後の疲労感がもの凄いのはこれが原因かなと思っています。
意見交換の時はリアルが良い。どうしてもリモートになるときは、これらの覚悟を背負って、そしてなるべく解消出来るように全員が努力して臨めれば良さそうです。
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